TAPAHTUMAN SUUNNITTELUA

Nyt on menossa jännät ajat. Tuleva Espanjan matka tietenkin jo kutkuttaa vatsan pohjassa, mutta se on sitä tulevaisuutta. Tällä hetkellä työjutut ovat vieneet miut mennessään. Suunnittelemme parhaillaan tiiminä tapahtumaa ja mikä voikaan olla hauskempaa? Ideoita on tullut tulvimalla, ja välillä mennyt ehkä jopa yli äyräidensä, eli hulluuden puolelle. Olemme varmaan saaneet esimiehemme epätoivon partaalle näillä ideoillamme. Vaakakupissa kun painaa ikävämpi puoli eli budjetti.

Jos ei nyt kuitenkaan ajatella sitä ollenkaan, vaan sen sijaan keskitytään tähän tapahtumaan. Siitä olen enemmän kuin innoissani. Tässä postauksessa haaveilen tapahtumasta ja millainen siitä tulisi, jos olisi rahaa rajattomasti.

Kuvitelkaa paikaksi joku kartano ja piha-alue puutarhoineen ja jokineen hämärtyvään elokuun iltaan. Alue koristeltaisiin valoilla, lyhdyillä ja roihuilla. Löysin netistä myytävänä ihastuttavan näköisiä joutsen lyhtyjä. Miten hienoja ne olisivatkaan lipuessaan veden päällä…

Tähän mennessä olemme suunnitelleet ohjelmaan iltapäiväteen huilumusiikin tahtiin kartanon kuistilla. Minä innostuin sisustuspuolesta. Pitsiset verhot, koristetyynyjä, pitsinen pöytäliina, itämainen/persialainen tosi iso ja hieno matto, kukkakimppu, valaistus, samovaari, posliiniset kupit, suitsukkeita… Ideanani olisi tarjota teehetki kaikille aisteille: hajuja, makuja, elävää musiikkia (huilu), silmän iloa romanttisesta sisustuksesta, ja käsillekin olisi tekemistä molempien kämmenten puristaessa kuppia höyryävää teetä… Onneksi tämä kyllä toteutuu.

Sitten ohjelmassa olisi kierros, jossa tehtäisiin pieni promenadi, osittain näytelty ja yleisö mukana näytelmässä. En mene yksityiskohtiin, mutta siitä tulisi jotain oikeasti erilaista ja hauskaa. Parasta olisi se, kun yleisökin saisi osallistua. Tämäkin on vallan toteuttamiskelpoinen ja itse asiassa se myös toteutuu. Enää on liian myöhäistä perua, jos iskisi yllättävä ramppikuume.

Mutta sitten muihin ideoihin… jotka ei enää onnistu, ellei joku miljonääri lahjoittaisi tapahtumaan huiman summan. ;) Ilotulitus. Tuli-ja valoshow. Venetsialaiset karnevaalit olisivat huikeat, mutta eihän kellään ole varaa niihin jumalaisiin pukuihin ja naamioihin.

Haaveilu on onneksi vielä ihan ilmaista. Ja kuka tietää, ehkä joku päivä saan osallistua ihan oikeisiin venetsialaisiin naamiaisiin… ihan vieraan roolissa, eikä aina puuhamiehenä, tai siis naisena.

Tapahtuman suunnittelusta ja järjestämisestä saisi tehtyä vaikka kokonaisen kirjan ja niistä onkin tehty opuksia. Niitä kannattaa lukea, vaikka loppujen lopuksi jokainen tapahtuma on ainutlaatuinen ja järjestäjillä on kaikki langat käsissään tuleeko siitä miten onnistunut.

Oman kokemukseni perusteella kannattaa tapahtumaa suunnitella yhdessä ja koota kaikki ideat, joista sitten aletaan karsia ja osaa kehitetään tapahtuman budjetin rajoissa. Ohjelma kannattaa suunnitella hyvin rekvisiittaa unohtamatta. Omalla kohdallani sellainen ohjenuora kuin "täytyy antaa, jotta saa" on toiminut hyvin.